Gestão de tarefas que não se perde no grupo
Quadro com colunas, responsável, prazo e checklist — e a tarefa ligada ao cliente ou à venda de onde ela nasceu. Todo mundo vê a mudança no mesmo instante.
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Por pessoa, por mês, para sempre
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Quadros, colunas e tarefas
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Visões do mesmo quadro: kanban, lista e calendário
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Campo para criar uma tarefa: o título
O que é gestão de tarefas em quadros
Quadro é a forma mais antiga de organizar trabalho: colunas que representam etapas, e cartões que andam da esquerda para a direita conforme o serviço avança. "A fazer", "Fazendo", "Feito" — quem já usou post-it numa parede conhece o formato.
O que a versão digital acrescenta não é a beleza do cartão: é o fato de a tarefa TER DONO, TER PRAZO e ser a mesma para todo mundo. No grupo de mensagem, a informação existe mas some no rolo da conversa; na parede, ela existe mas só para quem está na sala.
A terceira coisa — e é a que separa um quadro solto de um quadro dentro do sistema — é o vínculo. A tarefa "ligar para o cliente" que aponta para o orçamento nº 14 é outra coisa: abrir a tarefa mostra o telefone, e abrir o cliente mostra o que está pendente com ele.
Combinado em grupo de mensagem não é tarefa
- O que foi combinado na terça sobe na conversa e ninguém acha mais.
- "Alguém ligou para o cliente?" — e ninguém sabe se alguém ligou.
- A tarefa existe, mas não está ligada ao orçamento que a originou.
- Dois fazem a mesma coisa porque não dava para ver que já estava feita.
- O prazo era ontem, e o aviso só chega quando o cliente cobra.
Como funciona
- 01
Crie o quadro
Ele já nasce com "A fazer", "Fazendo" e "Feito" — ou você monta as colunas com os nomes que a sua equipe usa. Um quadro por obra, por cliente ou por área.
- 02
Jogue a tarefa lá
Título e pronto: ela aparece na coluna na hora, antes mesmo de o servidor responder. Responsável, prazo, etiqueta e checklist entram depois, se precisarem entrar.
- 03
A equipe acompanha junto
Quem está com o quadro aberto vê o cartão mudar de coluna sem recarregar a página. Quem foi citado num comentário recebe o aviso no sino.
O que o quadro guarda
Responsável, prazo e prioridade
Mais de um responsável, quando o trabalho é de dois. O cartão mostra o prazo em cor: vencido em vermelho, hoje em âmbar.
Checklist dentro da tarefa
Para o que tem passos. O cartão mostra o progresso (1/2) sem precisar abrir — e dá para fechar a tarefa sozinha quando o último item é marcado.
Ligada ao cliente e à venda
A tarefa aponta para o cliente, o orçamento, a venda ou a compra que a originou. Abrir a tarefa mostra o telefone; abrir o cliente mostra as tarefas dele.
Comentário com @menção
Citar alguém manda o aviso para o sino dela. O feed da tarefa registra quem fez o quê e quando, em fuso de São Paulo.
Depende de outra tarefa
Marcar que uma espera pela outra deixa o cartão "bloqueado" à vista, até a anterior sair. É o que impede começar pelo meio.
Lista, calendário e relatório
O mesmo dado em três cortes: a lista responde "o que está atrasado e de quem é"; o calendário, "como está a semana"; o relatório, quanto saiu no prazo.
O grupo de mensagem e o quadro
No grupo de WhatsApp
No Criando Gestão
- No grupo de WhatsApp: O combinado sobe na conversa e ninguém acha depois.No Criando Gestão: A tarefa fica na coluna até alguém movê-la. Não sobe, não some.
- No grupo de WhatsApp: "Alguém ligou para o cliente?" — e ninguém sabe.No Criando Gestão: Tem responsável no cartão. A pergunta deixa de existir.
- No grupo de WhatsApp: O prazo é uma frase no meio de trinta mensagens.No Criando Gestão: É um campo, com cor: vencido em vermelho, hoje em âmbar.
- No grupo de WhatsApp: A tarefa não tem relação com o orçamento que a originou.No Criando Gestão: Aponta para o cliente, o orçamento, a venda ou a compra — e volta.
- No grupo de WhatsApp: Dois fazem a mesma coisa porque não dava para ver que já foi feita.No Criando Gestão: O cartão muda de coluna na tela de todo mundo, sem recarregar.
- No grupo de WhatsApp: No fim do mês, ninguém sabe quanto ficou pronto no prazo.No Criando Gestão: O relatório do quadro conta: criadas, concluídas e cumprimento de prazo.
Quem trabalha em equipe pequena
Obra e prestação de serviço
Um quadro por obra ou por cliente, com as etapas do seu processo. Campos próprios — número da obra, endereço — aparecem no cartão sem abrir.
Comércio com equipe
O que precisa ser feito hoje na loja, e quem faz. A tarefa ligada ao cliente é o que evita o "esqueci de retornar para aquele que perguntou do preço".
Escritório e agência
Junto do controle de horas, responde as duas perguntas do mês: o que falta entregar e quanto do que já foi feito ainda não virou fatura.
A tarefa sabe de onde veio
É isso que um quadro solto não faz. Aqui a tarefa não é um post-it digital: ela aponta para o cliente e para o dinheiro, nos dois sentidos.
- Da tela do cliente, do orçamento, da venda ou da compra sai um botão que já cria a tarefa vinculada.
- O cartão mostra o vínculo, e o detalhe leva de volta para a ficha em um clique.
- Campos do seu ramo (placa, número da obra) aparecem no próprio cartão.
- Automação simples: checklist completo move o cartão para a coluna final.
- Todo mundo da equipe vê, e o custo continua zero — não se paga por pessoa.
O que costuma dar errado
Criar coluna demais
Quadro com nove colunas vira relatório, não ferramenta: ninguém arrasta cartão até o fim. Comece com as três padrão e só acrescente a etapa que você percebeu que faltou de verdade.
Tarefa sem responsável
Tarefa de todo mundo é tarefa de ninguém — é exatamente o problema do grupo de mensagem, transportado para o quadro. O campo existe para ser preenchido.
Usar o quadro como agenda
Prazo não é horário. Se o que você precisa é marcar hora com alguém, quem resolve é a agenda; o quadro responde "o que falta fazer", não "quem vem às 9h".
Deixar o cartão sem vínculo
A tarefa criada solta funciona, mas perde o melhor: sem apontar para o cliente ou para a venda, ninguém que abrir a ficha do cliente vai saber que ela existe.
As palavras que aparecem na tela
- Quadro
- O conjunto de colunas de um assunto: uma obra, um cliente, uma área. Sem limite de quantos você cria.
- Coluna
- A etapa. Pode ter limite de quantos cartões cabem — é o que avisa quando alguém está com trabalho demais em aberto.
- Cartão
- A tarefa. Mostra prazo, responsável, etiqueta, progresso do checklist e o vínculo, tudo sem precisar abrir.
- Vínculo
- A ligação com cliente, orçamento, venda ou compra. Funciona nos dois sentidos: da tarefa para a ficha e da ficha para a tarefa.
- Dependência
- Marcar que uma tarefa espera por outra. O cartão fica "bloqueado" à vista até a anterior sair.
- Automação
- Regra simples do quadro. Hoje existe uma: checklist completo move o cartão para a coluna final.
Dúvidas
Cobra por usuário?
Não. O sistema inteiro é gratuito, e isso inclui quantas pessoas você quiser na equipe. Não existe plano por assento.
Quantos quadros posso criar?
Quantos precisar. Um por obra, um por cliente, um por área — sem limite de quadros, de colunas ou de tarefas.
Funciona no celular?
Funciona. No telefone o quadro mostra uma coluna por vez, trocada com um toque nas abas — sem arrastar a tela para o lado procurando a coluna "Feito".
A equipe vê a mudança na hora?
Vê. Quem está com o quadro aberto recebe a alteração sem recarregar, e o topo mostra quem mais está olhando o quadro naquele momento.
Dá para usar sem o resto do sistema?
Dá. É um módulo que você liga na loja de aplicativos, e funciona sozinho. O vínculo com cliente e venda aparece só se você usar esses módulos também.
Tem quadro de Gantt ou subtarefa?
Não tem, e está fora do escopo por decisão. O app resolve o quadro do dia a dia de uma equipe pequena; cronograma de projeto grande é outro problema.
Dá para ver as tarefas num calendário?
Dá. O mesmo quadro tem três visões: kanban, lista e calendário. A lista responde "o que está atrasado e de quem é"; o calendário, "como está a semana".
A tarefa avisa quem é o responsável?
Avisa pelo sino do sistema, e o mesmo vale para quem é citado num comentário com @. Notificação por e-mail existe para vencimento de conta, não para tarefa.
Consigo mandar o link de uma tarefa para alguém da equipe?
Consegue: cada tarefa tem endereço próprio. Quem abrir o link cai direto nela, desde que tenha acesso à empresa.
Serve para acompanhar tarefa que se repete toda semana?
Serve como quadro, mas não repete sozinha — a recorrência do sistema hoje é de lançamento financeiro. Para rotina fixa, o caminho é o modelo de quadro, que já nasce com as tarefas do processo.
Quem tem papel de Leitura vê os quadros?
Vê. Ler o quadro não exige permissão de escrita — quem barra a alteração são as ações do servidor, como no resto do sistema.
Tire os combinados do grupo
Crie a conta, ligue o módulo e monte o primeiro quadro em dois minutos. Sem cartão e sem custo por pessoa.