Melhor ERP gratuito: como saber se o grátis é grátis mesmo

O melhor ERP gratuito não é o que tem mais funções na página de vendas. É o que continua gratuito depois que o seu negócio passa a depender dele. Essa diferença só aparece meses depois do cadastro — no limite de lançamentos que chegou, no relatório que ficou trancado, na exportação que não existe.

Por isso, em vez de uma lista de nomes que envelhece em seis meses, este guia entrega o critério: as oito perguntas que separam um ERP gratuito de verdade de um teste com outro nome. Elas valem para qualquer sistema, inclusive o nosso.

O que é um ERP, e o que ele faz numa pequena empresa?

ERP é o sistema que junta num lugar só as áreas que costumam viver em planilhas separadas: financeiro, vendas, estoque, compras, clientes e equipe. A vantagem não é ter tudo numa tela; é que uma venda lançada baixa o estoque, gera a conta a receber e aparece no fluxo de caixa, sem ninguém digitar a mesma coisa três vezes.

Numa pequena empresa, o ERP começa quase sempre pelo financeiro. O resto entra conforme o negócio precisa. Um ERP que obriga a configurar estoque, fiscal e produção antes de lançar a primeira conta foi desenhado para empresa grande.

Gratuito, freemium e teste grátis: qual a diferença?

As três palavras aparecem na mesma frase nos sites de sistema, e querem dizer coisas muito diferentes.

• Teste grátis: o sistema completo por 7, 15 ou 30 dias. Depois, paga ou perde o acesso. Não é gratuito; é uma demonstração com prazo.
• Freemium: existe um plano gratuito permanente, mas limitado — em lançamentos, usuários, notas ou recursos. O pago é o mesmo sistema, sem o limite. Funciona bem para quem cabe no limite e mal para quem cresce.
• Gratuito de verdade: o que é oferecido de graça não tem prazo nem teto de uso. A empresa ganha dinheiro de outro jeito, e deve dizer qual.

Nenhum dos três é desonesto por si. Desonesto é chamar teste de gratuito — e isso é mais comum do que parece.

As 8 perguntas para escolher o melhor ERP gratuito

Faça estas perguntas antes de cadastrar a empresa. A resposta deve estar no site, na página de preços ou nos termos de uso. Se não estiver, pergunte ao suporte por escrito.

1. Existe limite de lançamentos, notas ou registros?

É o limite mais comum. "Grátis até 100 lançamentos por mês" parece muito até o negócio crescer — e aí o sistema cobra justamente quando você não consegue mais sair dele.

2. Existe limite de usuários?

Um ERP gratuito para uma pessoa só serve até o dia em que o sócio ou o gerente precisa lançar. Confira também se dá para dar acesso sem mostrar tudo: quem lança a venda não precisa ver o salário de ninguém.

3. Pede cartão de crédito no cadastro?

Plano gratuito não precisa de cartão. Se pede, a cobrança está planejada para algum momento — geralmente o fim de um teste que você esqueceu que tinha começado.

4. O plano grátis expira?

Procure prazo escrito. "Grátis no primeiro ano" é desconto, não plano gratuito.

5. Quais recursos ficam fora do plano grátis?

Os mais escondidos atrás do pago costumam ser os que fazem o ERP valer a pena: conciliação bancária, relatórios, mais de uma conta bancária e acesso para o contador. Um ERP gratuito que só deixa lançar, e não deixa entender o que foi lançado, é um caderno com login.

6. E a nota fiscal, entra no plano grátis?

Muitos pequenos negócios escolhem o ERP pela nota fiscal, e essa é uma pergunta que precisa de resposta clara — alguns emitem, outros não, e outros cobram por nota emitida. Se você emite nota todo dia, esta pergunta vem antes de todas as outras.

7. Como eu levo os meus dados se quiser sair?

Todo sistema diz que é fácil entrar. Pergunte como sair: em que formato os relatórios saem, se o contador consegue abrir e o que acontece com os dados depois do cancelamento.

8. Como a empresa ganha dinheiro?

Um ERP gratuito tem custo de servidor, suporte e desenvolvimento. Se o site não explica por que é gratuito nem o que promete para o futuro, pergunte — a resposta costuma aparecer mais tarde, em anúncio, em limite novo ou em mudança de plano. Os modelos mais comuns são recursos pagos opcionais, serviços financeiros e plano pago para empresas maiores. Nenhum é problema, desde que esteja escrito.

Como comparar dois ERPs gratuitos na prática

A comparação pelo site não basta, porque todo site mostra o melhor ângulo. O teste que funciona leva uma tarde:

1. Cadastre a empresa nos dois, com os mesmos dados.
2. Lance uma semana real: cinco contas a pagar, cinco a receber, duas vendas e o saldo do banco.
3. Peça o resultado do mês. Quanto entrou, quanto saiu, quanto sobrou. Conte quantos cliques levou.
4. Faça no celular o que você faria no balcão: lançar uma venda e marcar uma conta como paga.
5. Exporte um relatório e abra na planilha. Se não der, isso responde a pergunta 7.

O que ganhar essa tarde é o melhor ERP gratuito para você, independentemente do que diz qualquer lista.

Se você está comparando com um sistema específico, montamos comparativos diretos, com o que cada um oferece: Criando Gestão ou Bling, Criando Gestão ou Omie e Criando Gestão ou Conta Azul.

Perguntas frequentes sobre ERP gratuito

Existe ERP 100% gratuito?

Existe ERP com núcleo gratuito sem limite de uso, e esse é o mais próximo de "100%" que faz sentido pedir. O que não existe é sistema sem custo para quem o mantém — por isso a pergunta 8 importa. Se as oito respostas forem claras e por escrito, o gratuito é de verdade.

ERP gratuito serve para empresa do Simples Nacional?

Serve para a gestão: contas, caixa, vendas, estoque e relatórios. O cálculo e o pagamento dos tributos continuam com o contador. Com a Reforma Tributária, vale acompanhar também quanto do seu faturamento vai para IBS e CBS — o simulador da Reforma Tributária ajuda a decidir entre ficar no DAS ou ir para o regime híbrido.

Dá para trocar de ERP depois?

Dá, e fica mais fácil se você não tentar levar o passado inteiro. Comece o sistema novo pelo saldo de hoje e pelas contas em aberto, e guarde os relatórios exportados do sistema antigo para consulta. Em um mês, o novo tem a história que importa.

ERP gratuito tem suporte?

Deveria ter, e a pergunta certa é por qual canal e em quanto tempo. No Criando Gestão, o suporte é pela central de perguntas frequentes e por chamado aberto dentro do próprio sistema, sem chat.

As respostas do Criando Gestão às 8 perguntas

Para não pedir ao leitor o que não fazemos, aqui estão as nossas respostas, uma por uma:

1. Limite de lançamentos: não existe no núcleo gratuito.
2. Usuários: sem limite, com quatro papéis — dono, gerente, lançador e leitura.
3. Cartão de crédito: não é pedido no cadastro.
4. Prazo: o núcleo gratuito não expira.
5. Recursos: financeiro, clientes, orçamentos e relatórios estão no núcleo. O resto entra como aplicativo, e hoje os dezesseis aplicativos são gratuitos — conciliação por OFX, vendas, estoque, DRE e Pacote do Contador entre eles.
6. Nota fiscal: não emite. O sistema lê o XML das notas para a Reforma Tributária, mas a emissão continua com o seu emissor atual.
7. Saída: os relatórios exportam em planilha (CSV), e o Pacote do Contador junta os números do mês num arquivo só.
8. Por que é gratuito: a página do ERP gratuito explica, junto com o compromisso por escrito de que o que você usa hoje não vira boleto amanhã.

O melhor ERP gratuito é o que responde às oito perguntas por escrito, antes de você se cadastrar.

Se o que você precisa é principalmente o controle do dinheiro, o guia de sistema financeiro gratuito aprofunda os recursos que importam. E, se a sua empresa é MEI, comece pelo de sistema para MEI. Para ver o sistema inteiro, a página de funcionalidades mostra cada módulo do sistema de gestão grátis.