Sistema para MEI: o que controlar para não estourar o limite

Um sistema para MEI precisa resolver três coisas: mostrar quanto você faturou no ano para não passar do limite, lembrar do DAS antes de vencer e separar o dinheiro da empresa do dinheiro de casa. Todo o resto é conforto. Se a ferramenta não faz essas três, ela é mais complicada do que o seu negócio precisa — ou mais simples do que ele já é.

Este guia mostra o que o MEI tem de controlar por obrigação, o que vale controlar por esperteza e em que momento o caderno ou a planilha deixam de dar conta.

O que o MEI precisa controlar por obrigação?

A lista do que a lei cobra do MEI é curta, e é justamente por ser curta que muita gente descuida.

O faturamento do ano, contra o limite de R$ 81 mil

Em 2026, o limite do MEI continua em R$ 81 mil por ano, o que dá uma média de R$ 6.750 por mês. Não existe teto mensal: você pode faturar R$ 12 mil em dezembro e R$ 3 mil em fevereiro. O que conta é a soma do ano.

Passar do limite tem duas saídas, e a diferença entre elas é grande:

• Até 20% acima (até R$ 97.200): você continua MEI até dezembro, paga um DAS complementar sobre o excesso e vira microempresa no ano seguinte.
• Mais de 20% acima: o desenquadramento volta para janeiro. Os impostos do ano inteiro são recalculados como microempresa, com a conta chegando de uma vez.

Existe um projeto no Congresso para subir esse limite nos próximos anos, mas, enquanto ele não for aprovado, a regra que vale é a de R$ 81 mil. Planeje por ela.

O relatório mensal de receitas

Todo mês, até o dia 20, o MEI deve preencher o relatório mensal das receitas brutas do mês anterior, separando o que foi venda com nota e sem nota. Ele não é entregue a ninguém — fica guardado com as notas de compra e de venda. É o documento que você mostra se um dia for fiscalizado, e é a base da declaração anual.

O DAS de todo mês

O DAS é o boleto único do MEI. Em 2026, com o salário mínimo de R$ 1.621, ele fica assim:

• Comércio ou indústria: R$ 82,05
• Serviços: R$ 86,05
• Comércio e serviços: R$ 87,05

Vence todo dia 20. Atrasar gera multa e juros e, pior, os meses em atraso não contam como contribuição para o INSS — o que afeta auxílio-doença, salário- maternidade e aposentadoria.

A declaração anual

A DASN-SIMEI é entregue até 31 de maio, com o faturamento do ano anterior. Se o relatório mensal foi preenchido todo mês, ela leva dez minutos. Se não foi, ela vira uma tarde tentando lembrar o que entrou em março.

O que vale controlar mesmo sem ser obrigatório?

A obrigação diz quanto você faturou. O que ela não diz é se sobrou dinheiro — e é aí que o MEI se aperta sem entender por quê.

• As despesas do negócio. Material, combustível, internet, aluguel do espaço. Faturar R$ 6 mil e gastar R$ 4.500 é outro negócio que faturar R$ 6 mil e gastar R$ 1.500.
• Quem te deve. Fiado, serviço entregue com pagamento para 30 dias, cliente que pediu para acertar semana que vem. Somado, é comum ser mais do que o lucro do mês. Se esse valor cresce, o guia de como cobrar cliente inadimplente ajuda a cobrar sem perder o cliente.
• O preço. Muito MEI cobra o que o vizinho cobra e só descobre no fim do ano que trabalhou de graça. A conta está em como formar preço de venda.
• O quanto você tira para viver. Chamado de pró-labore nas empresas maiores, é o valor fixo que sai da conta do negócio para a sua. Sem ele, o dinheiro da empresa vira o dinheiro do mercado, e o controle acaba.

Esse último ponto é a base de todo o resto. Se hoje as contas estão misturadas, comece por separar conta pessoa física e jurídica — vale para o MEI tanto quanto para qualquer empresa.

Caderno, planilha ou sistema: o que usar?

Não existe resposta certa para todo MEI. Existe o momento em que cada um para de funcionar.

O caderno serve para quem faz poucas vendas por mês, recebe na hora e não tem conta a receber. Ele para de servir no primeiro fiado esquecido.

A planilha aguenta bem mais: soma o faturamento do ano, calcula quanto falta para o limite e organiza as despesas. Ela para de servir quando você começa a ter contas com vencimento — a receber e a pagar — porque planilha não avisa que algo venceu. Ela espera você abrir.

O sistema faz sentido quando existem contas com data, quando você quer saber quanto vai ter no caixa daqui a duas semanas ou quando mais alguém ajuda a lançar. Para o MEI, ele só vale a pena se for simples de usar no celular e se não custar uma mensalidade que pesa perto de um DAS.

O que um sistema gratuito para MEI precisa ter

Se você decidiu testar um sistema, confira estes cinco pontos antes de lançar o primeiro número:

1. Funciona bem no celular. O MEI lança a venda em pé, no balcão ou no carro, não sentado num escritório.
2. Lança conta recorrente. O DAS, o aluguel e a internet cadastrados uma vez, aparecendo sozinhos todo mês.
3. Mostra o que vence hoje. Na primeira tela, sem filtro.
4. Separa o que entrou do que é dinheiro seu. Com categorias simples: venda, serviço, material, retirada.
5. É gratuito de verdade. Sem limite de lançamentos, sem cartão no cadastro e sem teste que expira. O guia de como escolher um sistema financeiro gratuito tem as perguntas para fazer antes de se cadastrar.

Perguntas frequentes sobre sistema para MEI

MEI é obrigado a ter sistema de gestão?

Não. O que a lei exige do MEI é o relatório mensal de receitas, a guarda das notas de compra e venda, o DAS em dia e a declaração anual. Como você controla isso — caderno, planilha ou sistema — é escolha sua. O sistema entra quando o controle manual começa a falhar.

MEI precisa de contador?

Também não é obrigatório. Muito MEI se vira sozinho com o Portal do Empreendedor. O contador faz diferença em dois momentos: quando o faturamento se aproxima do limite e é preciso planejar a passagem para microempresa, e quando você contrata o primeiro funcionário.

O que acontece se eu atrasar o DAS?

O boleto passa a ter multa e juros, e o mês em atraso deixa de contar como contribuição para o INSS até ser pago — o que pode atrapalhar o acesso a auxílio-doença, salário-maternidade e aposentadoria. Débitos acumulados por muito tempo podem ser inscritos em dívida ativa. Tratar o DAS como conta fixa, com lembrete, evita os três problemas.

MEI pode ter funcionário?

Pode ter um empregado, que receba o salário mínimo ou o piso da categoria. Com ele, entram na conta o salário, o FGTS e a parte do INSS que cabe ao empregador — um custo que vale acompanhar mês a mês, como mostra a página de controle de equipe.

O Criando Gestão serve para MEI?

Serve para o controle do dinheiro, que é a parte em que o MEI mais se perde. O Criando Gestão é um sistema de gestão grátis que roda no navegador do celular e do computador, com contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, clientes e categorias no núcleo gratuito — sem limite de lançamentos e sem cartão de crédito.

Na prática, para o MEI:

• o DAS entra como conta recorrente e aparece todo mês na lista do que vence;
• as vendas lançadas com categoria mostram quanto entrou no mês e no ano, a soma que você compara com o limite;
• o que clientes te devem fica numa lista só, com vencimento.

E, com todas as letras, o que ele não faz: o Criando Gestão não emite nota fiscal, não gera nem paga o DAS e não entrega a declaração anual. Esses três continuam no Portal do Empreendedor. O sistema organiza os números que você leva para lá.

Para o MEI, o sistema certo é o que faz a declaração de maio levar dez minutos, porque os números do ano já estavam organizados.

Se a sua empresa já cresceu além do MEI, a página do ERP gratuito mostra o que o sistema faz para uma microempresa completa, com estoque, vendas e equipe. E, se você está comparando opções, as oito perguntas de como escolher o melhor ERP gratuito valem para qualquer sistema.