Como faturar convênio médico sem deixar dinheiro no caminho

Quem atende plano de saúde descobre cedo que o dinheiro do consultório tem dois relógios. O particular paga na saída. O convênio paga em trinta, sessenta ou noventa dias — e só depois de a clínica mandar a conta do jeito que ele aceita.

Entender como faturar convênio médico é entender essa segunda linha do tempo. É onde a clínica lucrativa no papel fica sem caixa em agosto.

O que é faturar, na prática

Faturar convênio é juntar tudo o que foi atendido para um plano, num período, e mandar isso a ele como uma cobrança só. Não é cobrar consulta por consulta: nenhuma operadora trabalha assim, e nenhuma clínica sobreviveria ao volume de e-mails.

O ciclo tem cinco passos, sempre nesta ordem:

1. Atender e registrar — a consulta acontece e é concluída no sistema, com o procedimento e o convênio marcados.
2. Fechar o período — a clínica escolhe o intervalo (quase sempre o mês) e junta as consultas concluídas daquele plano.
3. Conferir antes de mandar — é o passo que quase todo mundo pula, e é o que evita a glosa.
4. Enviar — pelo portal da operadora, no formato que ela pede.
5. Receber e bater — o pagamento chega semanas depois, e quase nunca no valor cheio.

A tabela do plano é outra tabela. Sempre

O erro mais caro do faturamento não acontece no fim do mês: acontece no cadastro. É faturar para o convênio o preço particular do procedimento.

Cada plano tem uma tabela própria, negociada com a clínica, e o valor dela quase nunca é o do balcão. Mandar o preço errado não dá erro na hora — dá glosa três meses depois, quando ninguém lembra mais daquela consulta e o trabalho de recorrer custa mais que o valor.

E há um caso que merece atenção separada: o procedimento que não está na tabela do plano. Ausência não é "de graça" e não é "cobra o particular": é não coberto. Um sistema que preencha o preço particular quando não acha a linha da tabela está fabricando glosa em silêncio.

Zero, por outro lado, é um preço válido: procedimento coberto que o plano não paga à parte. A diferença entre "zero" e "não tem linha" é dinheiro.

Glosa: o que é e o que fazer com ela

Glosa é a recusa, total ou parcial, de um item que você faturou. As mais comuns não têm nada de clínico:

• guia sem autorização prévia quando o procedimento exigia;
• código de procedimento diferente do que o plano usa;
• valor acima da tabela negociada;
• prazo de envio estourado — quase toda operadora tem um, e ele conta a partir do atendimento;
• dado do beneficiário divergente: carteirinha, validade, nome.

A defesa é a conferência antes do envio, não o recurso depois. Recorrer de glosa é um segundo trabalho, feito com informação velha, e a taxa de sucesso cai com o tempo que passou.

O prazo do plano é um empréstimo que você faz a ele

Este é o número que separa "faturei R$ 30 mil" de "tenho R$ 30 mil".

O plano que paga em 90 dias está financiado por você durante três meses — com o aluguel, o salário da recepção e a conta de luz vencendo no meio. Uma clínica com metade do faturamento em convênio de 90 dias precisa de caixa para três meses de custo fixo, e essa conta ninguém faz até faltar.

Duas providências práticas:

• lance a conta a receber com o vencimento do plano, não com a data do atendimento. É a única forma de o fluxo de caixa dizer a verdade;
• separe o particular do convênio em qualquer relatório de fechamento. São dois negócios com dois prazos, e somados eles mentem.

Como o sistema resolve isso

No Criando Gestão a escolha acontece no agendamento: a consulta nasce particular ou de convênio, e o caminho do dinheiro muda a partir dali.

A particular vira conta a receber na conclusão, com o preço do catálogo. A de convênio não vira nada ao ser concluída — ela fica esperando o lote. Quando a clínica fecha o período de um plano, o sistema junta as consultas daquele convênio e gera uma conta a receber no nome da operadora, com o vencimento saindo do prazo cadastrado nela.

Cada convênio tem a sua tabela de preços, procedimento por procedimento. O que não está na tabela aparece como não coberto na hora de marcar, e não na hora da glosa.

⚠️ O que o sistema não faz: ele não gera o XML do TISS, o padrão da ANS. O lote é a conferência que a clínica manda; o envio continua sendo pelo portal da operadora. Se o seu faturamento depende do arquivo TISS, este ainda não é o sistema para você — e é melhor saber agora.

O resto está na página do sistema para clínicas, e o lado do atendimento no artigo sobre prontuário eletrônico gratuito.