Prontuário eletrônico gratuito: o que conferir antes de escolher

Trocar o papel pelo computador no consultório é uma decisão que parece de informática e é de responsabilidade. O prontuário não é a ficha do cliente: é documento médico-legal, e o que se perde nele não se recupera com backup.

Este artigo não vende software. Ele lista o que perguntar a qualquer prontuário eletrônico gratuito antes de digitar o primeiro paciente — inclusive ao nosso.

Grátis por quê? A primeira pergunta é essa

Sistema de saúde de graça costuma ter uma das quatro respostas abaixo, e três delas são problema seu:

• é um teste que expira — em noventa dias você tem trezentos prontuários presos atrás de um plano pago;
• é grátis até um limite — de pacientes, de médicos ou de consultas, e o limite chega no mês em que a clínica cresce;
• os dados são o produto — o que se paga é com informação de paciente, que é dado sensível pela LGPD e não é seu para negociar;
• é grátis mesmo, e o dinheiro vem de outro lugar.

Não existe resposta certa em abstrato. Existe resposta que precisa estar escrita antes de você começar.

As cinco regras que separam prontuário de bloco de notas

Um campo de texto com a data em cima não é prontuário. O que faz dele documento são as travas — e trava que a tela esconde mas o sistema aceita não é trava.

1. Assinado não se reescreve

Enquanto o registro é rascunho, o médico corrige à vontade. No momento em que ele assina, o texto fecha. Sem isso, o prontuário não prova nada: qualquer anotação poderia ter sido escrita depois do problema.

Pergunte especificamente: o sistema recusa a alteração, ou só esconde o botão de editar? São coisas diferentes.

2. A correção é acréscimo, nunca reescrita

Errou, esqueceu de anotar, o exame chegou depois: a correção entra embaixo, como adendo, com data e autor próprios. Apagar o que estava escrito destrói a prova de quem fez o quê, e é justamente por isso que a correção soma em vez de substituir.

3. Não existe apagar

O Conselho Federal de Medicina exige guarda de 20 anos a contar do último registro. Um sistema que ofereça "excluir prontuário" — mesmo ao dono da clínica, mesmo com senha, mesmo com confirmação — está oferecendo uma operação que a lei não permite.

A pergunta que resolve: existe algum caminho, em alguma tela, que faça um prontuário assinado sumir? Se existe, é a tela errada.

4. Quem leu a ficha de quem

Depois de um vazamento, a pergunta não é "quem escreveu", é "quem abriu". E ela não tem resposta se ninguém anotou. Abertura de prontuário é a única leitura que vale a pena registrar num sistema — e quase nenhum registra.

5. Os sinais vitais precisam de casa própria

Pressão, peso, altura e temperatura digitados no meio do texto viram parágrafo. Em campo próprio, viram série: dá para ver a pressão dos últimos seis meses numa linha, que é a informação que muda a conduta.

O que um prontuário gratuito ainda não vai te dar

Aqui vale a franqueza, porque a decepção depois custa mais que a honestidade agora. Duas coisas continuam fora do alcance de praticamente todo prontuário gratuito, o nosso incluído:

• prescrição assinada com certificado ICP-Brasil — depende de token do médico e de integração com provedor de assinatura. A receita sai impressa, para assinar à mão, que é o que a clínica média faz hoje;
• anexo de resultado de exame — guardar arquivo por 20 anos é um problema de retenção diferente de guardar texto, e fazer pela metade é pior que não fazer.

Se o seu consultório depende de uma das duas, o prontuário gratuito é um passo, não o destino.

Comece pelo paciente de amanhã, não pelo arquivo de trás

O erro mais comum na troca é querer digitar dez anos de papel antes de usar o sistema. Ninguém termina esse trabalho, e a clínica passa meses com metade em cada lugar.

O caminho que funciona é o contrário: o papel antigo continua no arquivo, e o sistema começa do próximo atendimento. Em seis meses o histórico útil já está digital, e o arquivo virou consulta rara.

O prontuário do Criando Gestão segue as cinco regras acima e é gratuito por inteiro — sem limite de pacientes, de médicos ou de consultas, e sem cartão de crédito no cadastro. Ele vem junto do resto: a agenda, o faturamento de convênio e o financeiro da clínica no mesmo lugar. A página do sistema para clínicas mostra o caminho inteiro, da recepção ao recebimento.