Planilha de controle de pacientes: o modelo e os limites dele

Consultório que está começando controla paciente em planilha, e faz sentido: é grátis, abre em qualquer computador e ninguém precisa aprender nada. Este artigo tem as colunas que funcionam — e um aviso que não costuma vir junto, sobre o tipo de dado que você está guardando ali.

As colunas da planilha de controle de pacientes

Menos que isto não sustenta um retorno; mais que isto ninguém preenche.

• Nome completo — sem apelido. "Dona Maria" vira três pessoas em seis meses.
• Data de nascimento — e não a idade. Idade envelhece sozinha na planilha e fica errada no ano seguinte.
• Telefone com DDD — o campo que a recepção mais usa e o que mais falta.
• Convênio e carteirinha — ou "particular". É por esta coluna que o faturamento do mês é separado.
• Data do atendimento — uma linha por atendimento, não uma por paciente. Este é o erro estrutural mais comum: com uma linha por paciente, o histórico se sobrescreve.
• Profissional — quem atendeu.
• Procedimento — o que foi feito, do mesmo jeito sempre. "Consulta", "consulta clínica" e "Consulta Clínica" são três procedimentos para a soma.
• Valor — o que foi cobrado, mesmo que zero.
• Situação — atendido, faltou, remarcado ou cancelado.

Com essas nove colunas você consegue, no fim do mês, três respostas que o caderno não dá: quanto entrou por convênio, quantos faltaram e quem não volta desde quando.

As duas fórmulas que valem a pena

Para o total por convênio, com a coluna do convênio em C e o valor em H:

=SOMASE(C:C; "Unimed"; H:H)

Para a taxa de falta do mês, com a situação em I:

=CONT.SE(I:I; "faltou") / CONT.VALORES(I:I)

A segunda costuma assustar na primeira vez que alguém calcula. Consultório com 15% de falta está com uma agenda de sexta-feira inteira vazia por mês.

⚠️ O aviso que a planilha não dá: isso é dado sensível

Aqui a planilha de paciente deixa de parecer a planilha de estoque.

Nome, telefone e convênio já são dados pessoais. No momento em que a coluna "procedimento" existe, você passou a guardar dado de saúde — que a LGPD trata como dado pessoal sensível, com regra mais dura que o resto.

O que isso muda na prática, para um arquivo do Excel:

• quem abre? Um arquivo numa pasta compartilhada é lido por todo mundo que tem a pasta. Não há como saber quem abriu, e depois de um problema essa é a primeira pergunta;
• quantas cópias existem? Cada vez que alguém manda por e-mail ou copia para o pen drive, nasce uma versão que ninguém controla mais;
• e se o notebook sumir? Planilha sem senha num computador perdido é vazamento de dado de saúde, com dever de comunicar;
• quem mudou o quê? Planilha não tem histórico. O valor de uma consulta alterado em março é indistinguível do valor original.

Nada disso quer dizer "não use planilha". Quer dizer: se você vai usar, use com senha no arquivo, num lugar só, com acesso a quem precisa — e saiba que o controle acaba aí.

Os três pontos em que ela começa a custar dinheiro

A agenda não conversa com o controle. A marcação está no caderno da recepção e o atendimento na planilha. Quem faltou some do meio: ninguém digita a linha de quem não veio, e a taxa de falta fica invisível justamente porque é o dado que não gera trabalho.

O convênio some no meio. A planilha soma o que foi atendido. Ela não sabe o que já foi faturado, o que foi pago e o que foi glosado — e é essa diferença que some do caixa sem ninguém perceber.

O prontuário não cabe ali. A evolução do atendimento numa coluna de texto do Excel não tem assinatura, não tem trava de edição e não tem guarda garantida por 20 anos. É a hora em que a planilha deixa de ser insuficiente e passa a ser problema.

Quando a planilha para de servir

O sinal costuma ser um destes três, e ele chega antes do que se imagina:

1. mais de um profissional atendendo — a coluna some, a agenda colide;
2. o primeiro convênio — o segundo relógio do dinheiro entra em cena;
3. o primeiro paciente pedindo o histórico de dois anos atrás.

Se você chegou em algum deles, o próximo passo não precisa ser caro. O Criando Gestão tem agenda, ficha de paciente, prontuário e faturamento de convênio no mesmo lugar, de graça e sem limite — a página do sistema para clínicas mostra o fluxo inteiro.

Se o que pesa hoje é o convênio, comece pelo artigo de como faturar convênio médico. Se o que pesa é a ficha, veja o que conferir num prontuário eletrônico gratuito. E se você cobra por hora em vez de por consulta, a planilha de horas trabalhadas resolve o outro lado.