Controle de contas a receber: como organizar e receber em dia

Controle de contas a receber é saber, todo dia, três coisas: quem te deve, quanto e desde quando. Parece pouco, e é aí que o dinheiro escapa. A venda foi feita, o serviço foi entregue, e o pagamento ficou para "dia 10" num caderno, num áudio do WhatsApp ou na memória de quem atendeu.

Este artigo mostra o que anotar em cada conta, a rotina de cinco minutos que evita o atraso e quando a planilha deixa de dar conta.

O que é contas a receber?

É tudo o que já foi vendido e ainda não entrou no caixa: venda a prazo, parcela de serviço, mensalidade, adiantamento combinado e não pago. Não é previsão de venda; é dinheiro que já é seu, só que está no bolso do cliente.

Por isso o controle importa mais do que parece. Uma empresa pode vender bem, ter lucro no papel e mesmo assim faltar dinheiro para a folha, porque o que vendeu ainda não virou caixa. É a conta do capital de giro.

O que anotar em cada conta a receber?

O mínimo que permite cobrar sem precisar perguntar a ninguém:

• Cliente, com um telefone que funcione.
• Descrição que o cliente reconheça ("Armário da cozinha, parcela 2 de 3"), e não um código interno.
• Valor e vencimento. Venda parcelada vira uma conta por parcela, cada uma com o vencimento dela.
• Quanto já foi pago. Pagamento parcial é comum, e a conta precisa dizer o que falta, não o valor original.
• De onde veio: o pedido, o orçamento ou a venda, para responder "do que é isso?" sem procurar.

Qual a rotina que mantém o recebimento em dia?

Cinco minutos por dia valem mais que uma tarde por mês.

1. De manhã, olhe o que vence hoje e o que já venceu. O que vence hoje ainda pode ser lembrado com gentileza; o que venceu ontem ainda é atraso pequeno.
2. Mande a cobrança antes do vencimento, com tudo que o cliente precisa para pagar sem responder: valor, a que se refere e o Pix. Veja como enviar fatura para cliente.
3. Dê baixa no mesmo dia em que o dinheiro entrou. Conta paga que continua aberta gera cobrança indevida, e cobrar quem já pagou é o jeito mais rápido de perder um cliente bom.
4. Uma vez por semana, confira o extrato do banco contra as baixas. É a conciliação bancária, e ela pega o Pix que entrou e ninguém registrou.

Como saber se o contas a receber está saudável?

Dois números contam a história:

• Quanto do total está vencido. Se, de R$ 20.000 a receber, R$ 6.000 já venceram, quase um terço da carteira está parado.
• Há quanto tempo. Atraso de cinco dias é esquecimento; de sessenta, é outra conversa. Para essa, veja como cobrar cliente inadimplente sem perder o cliente.

Olhe também por cliente: o mesmo nome atrasando todo mês é sinal para encurtar o prazo dele ou pedir entrada.

Planilha serve para controlar contas a receber?

Serve no começo, com poucos clientes e uma pessoa cuidando. Ela para de servir quando:

• a venda parcelada exige uma linha por parcela, e alguém esquece de copiar;
• duas pessoas atualizam versões diferentes do arquivo;
• o pagamento parcial vira uma anotação na célula ao lado;
• para mandar a cobrança, alguém precisa montar a mensagem, o valor e o Pix à mão, conta por conta.

Como o Criando Gestão organiza o contas a receber

A tela A receber lista cada conta com o cliente, o vencimento e a situação. O painel separa o que vence hoje e o que está atrasado, e você pode receber por e-mail, todo dia às 8h, o resumo das contas vencendo ou vencidas (o e-mail vai para você, não para o cliente).

• Venda parcelada e conta que se repete entram de uma vez: cada parcela com o seu vencimento, e a mensalidade criada para os próximos meses.
• Pagamento parcial registra o que entrou e mantém aberto o que falta.
• Fatura para o cliente: cada conta vira uma página com PDF e o Pix com o valor que falta pagar, que você manda pelo WhatsApp. O envio é seu; o sistema monta a mensagem.
• Ficha do cliente mostra quanto ele deve e quanto já venceu, com o extrato de pendências para mandar a ele.

O sistema é gratuito, sem cartão de crédito no cadastro. Crie sua conta grátis e lance as contas que estão hoje no caderno. Para ver o resto, confira as funcionalidades.