Planilha de controle de imóveis: o modelo e os limites dele

Uma planilha de controle de imóveis é o primeiro sistema de quase todo corretor, e para uma carteira pequena ela funciona. O segredo está nas colunas: com as certas, a planilha responde "o que eu tenho para esse cliente?" em um filtro; com as erradas, vira uma lista de endereços que ninguém consulta.

As colunas que a planilha precisa ter

Uma linha por imóvel, e estas colunas, nesta ordem:

1. Código — IMV-0001, IMV-0002. É o que você e o cliente usam no telefone.
2. Situação — disponível, reservado, vendido ou alugado, fora do ar.
3. Finalidade — venda, aluguel ou os dois.
4. Tipo — apartamento, casa, terreno, sala comercial.
5. Bairro e cidade.
6. Preço de venda e aluguel, em colunas separadas.
7. Condomínio e IPTU.
8. Área, quartos, suítes, banheiros e vagas.
9. Características — piscina, aceita pet, aceita financiamento.
10. Proprietário e telefone do proprietário.
11. Comissão combinada, em percentual.
12. Link das fotos — a pasta onde elas estão.
13. Data de captação e última atualização.

Dica que poupa retrabalho: formate a coluna de preço como moeda e a de situação como lista suspensa. Texto livre em "situação" vira "vendido", "Vendido", "VENDIDO!!" e o filtro para de funcionar.

Uma aba para os interessados

A carteira sozinha não fecha negócio. Crie uma segunda aba com:

• nome e telefone do cliente;
• o código do imóvel de interesse;
• de onde ele veio (indicação, Instagram, portal, placa);
• a etapa: novo, visitou, proposta, fechou, perdeu;
• a data do último contato.

Ligar as duas abas pelo código do imóvel já responde "quem se interessou pelo IMV-0012?" com um filtro.

Onde a planilha para de servir

A planilha aguenta bem até umas dezenas de imóveis e um corretor. Os sinais de que ela chegou no limite são sempre os mesmos:

• As fotos não moram nela. A planilha tem o link da pasta; o cliente não abre pasta de nuvem. Para mandar o imóvel, você baixa e encaminha foto por foto.
• Não existe página para o cliente. A planilha é sua; o que o cliente vê é o que você monta à mão no WhatsApp.
• Duas pessoas editando geram duas versões — e o imóvel vendido continua disponível na cópia do sócio.
• Você não sabe se o cliente viu. Mandou cinco imóveis, e a planilha não tem como dizer se ele abriu algum.
• O financeiro está em outro arquivo, e a comissão que entrou não conversa com o imóvel que a gerou.

Da planilha para o sistema, sem perder o trabalho

A estrutura acima é a mesma de um sistema — e por isso a troca é rápida. No sistema para imobiliária do Criando Gestão, as mesmas colunas viram o cadastro do imóvel, com três diferenças que a planilha não tem:

• as fotos ficam no imóvel, e a vitrine pública mostra os disponíveis sozinha;
• cada cliente recebe um link com os imóveis escolhidos, e o sistema mostra o que ele viu;
• a aba de interessados vira uma lista com etapas, alimentada pelo próprio cliente quando ele clica em "Tenho interesse".

O cadastro de imóveis é feito na tela, um a um — é o momento de conferir cada um. Já os clientes e proprietários que você tem na planilha podem entrar pela importação de planilha do sistema, com nome e telefone.

Planilha grátis ou sistema grátis?

Os dois podem ser gratuitos. A diferença é quem faz o trabalho repetitivo: na planilha, você; no sistema, ele. O guia de CRM imobiliário gratuito mostra o que exigir de uma ferramenta de graça, e o ERP gratuito do Criando Gestão explica por que ele não cobra.