Planilha de controle de restaurante: o modelo e os limites dele

Todo restaurante pequeno começa com um caderno e termina com uma planilha. O caderno resolve o dia; a planilha aparece quando alguém precisa responder por que o mês fechou apertado se o salão estava cheio.

Este artigo é o modelo: quais abas criar, quais colunas em cada uma e duas fórmulas que fazem o trabalho pesado. No fim, o que a planilha não consegue fazer — que é o motivo pelo qual quase todo mundo abandona a dela por volta do terceiro mês.

As quatro abas, e nada além disso

Planilha de restaurante morre de inchaço. Comece com quatro abas e só acrescente a quinta quando ela doer.

Aba 1 — Vendas do dia

Uma linha por dia, não por comanda. A comanda é detalhe demais para planilha: num sábado de movimento são oitenta linhas que ninguém vai digitar às duas da manhã.

• Data
• Comandas — quantas contas fecharam
• Pessoas — quantas pessoas passaram
• Faturamento — o total do dia, já com a taxa de serviço
• Taxa de serviço — o valor dela separado
• Dinheiro / Pix / Cartão — três colunas, uma por forma de recebimento

As três últimas existem por um motivo prático: é assim que você confere a maquininha e a conta do banco no dia seguinte. Um total só não bate com nada.

Aba 2 — Compras

• Data, Fornecedor, Categoria (hortifrúti, carne, bebida, descartável, limpeza), Valor, Pago em

A coluna de categoria é a que transforma a aba num diagnóstico. Sem ela, você sabe que gastou R$ 18.400 no mês; com ela, você sabe que R$ 6.100 foram em bebida — e é aí que a conversa com o fornecedor muda.

Aba 3 — Despesas fixas

Aluguel, folha, energia, gás, contador, internet, taxa da maquininha. Uma linha por conta, com o dia do vencimento. Essa aba quase não muda de mês para mês, e é justamente por isso que ela é a mais esquecida na hora de calcular se o restaurante dá lucro.

Aba 4 — Cardápio

• Prato, Preço de venda, Custo estimado, Margem

O custo estimado aqui é chute informado — você vai apertar esse número quando fizer a ficha técnica de verdade, e o artigo sobre como calcular o CMV do restaurante mostra como.

As duas fórmulas que valem o trabalho

Ticket médio por pessoa

`` = Faturamento / Pessoas ``

Não por comanda: por pessoa. Ticket por comanda sobe sozinho quando as mesas ficam maiores, e isso não quer dizer que você está vendendo melhor. Por pessoa é o número que mostra se a sugestão da sobremesa está funcionando.

Participação de cada categoria na compra

`` = SOMASE(Categoria; "Bebida"; Valor) / SOMA(Valor) ``

Rode isso para as cinco categorias e compare com o mês anterior. Foi assim que metade dos restaurantes que conheço descobriu que o descartável tinha dobrado sem ninguém notar.

O erro que quase toda planilha comete

Misturar o que entrou no caixa com o que foi vendido. São coisas diferentes, e a diferença tem nome: a venda de sexta que caiu na conta na terça-feira seguinte, por causa do prazo do cartão.

Se a aba de vendas registra o dia da venda e a conferência do banco olha o dia do depósito, as duas nunca vão bater — e você vai passar três horas procurando um erro que não existe. Registre os dois: a data da venda numa coluna, a data em que o dinheiro entrou noutra.

Onde a planilha para de servir

Três sinais, e eles chegam mais rápido do que se imagina:

1. Alguém precisa digitar as comandas de novo. Se o garçom anotou no papel e à noite alguém transcreve para a planilha, você está pagando duas vezes pelo mesmo dado — e a segunda vez é a que erra.
2. Duas pessoas mexem no arquivo. Planilha compartilhada é o começo do "qual é a versão certa?", e no restaurante isso significa dois faturamentos diferentes para o mesmo sábado.
3. Você para de fazer a conta. A planilha só funciona enquanto alguém a alimenta todo dia. Quando o preenchimento atrasa uma semana, ela vira um arquivo que ninguém abre.

O segundo sinal é o mais caro, e o terceiro é o mais comum.

Quando a comanda já nasce no sistema

A diferença entre planilha e sistema não é a tela bonita: é que na planilha o dado é digitado depois, e no sistema ele nasce no momento em que acontece. O garçom lança o pedido na mesa, o valor já está certo, e o faturamento do dia existe sem ninguém somar nada à noite.

No Criando Gestão isso é a comanda eletrônica: a mesa abre, o pedido entra com um toque no cardápio e fechar a conta gera a venda e a conta a receber. É de graça, sem limite de comandas.

Se o que pesa hoje é entender para onde o dinheiro está indo, comece pelo cálculo do CMV. Se a dúvida é sobre os 10%, o artigo da taxa de serviço responde quem fica com ela e o que fazer quando o cliente não quer pagar.