Planilha de estoque: monte a sua em 7 colunas que não mentem

Uma planilha de estoque que funciona registra movimento, não saldo. Essa única escolha separa a planilha que dura anos da que desiste no segundo mês. Aqui está o desenho completo: as 7 colunas, as fórmulas de saldo e custo médio, e os erros que fazem o número da tela descolar do número da prateleira.

As 7 colunas da planilha de estoque

Cada linha é um movimento — uma entrada, uma saída ou um ajuste. Linha antiga não se edita: aconteceu de novo, lança de novo.

1. Data — quando o movimento aconteceu de verdade, não quando foi digitado
2. Produto — nome ou código; escolha um padrão e não mude
3. Tipo — entrada, saída ou ajuste
4. Quantidade — com sinal: entrada positiva, saída negativa
5. Custo unitário — preenchido nas entradas, com o frete da compra incluído
6. Motivo — compra, venda, quebra, troca, inventário
7. Responsável — quem lançou; onde trabalha mais de uma pessoa, é o que encerra discussão

Por que registrar movimento, e não saldo?

A tentação é criar uma coluna "quantidade atual" e ir sobrescrevendo. Três problemas aparecem rápido:

• Sem histórico. Sobrescreveu, perdeu. Não dá para saber quanto tinha no fim do mês passado, nem quando um produto começou a sumir.
• Sem explicação. O saldo diz quanto tem, nunca por quê. Faltam 5 unidades: foi venda não lançada, quebra ou erro de digitação? O número sozinho não responde.
• Sem concorrência. Duas pessoas atualizando a mesma célula na mesma hora, e uma atualização engole a outra sem aviso.

Registrando movimentos, o saldo vira uma soma — e soma não esquece nada. É assim que sistema de gestão controla estoque por dentro, e a planilha pode copiar a ideia de graça.

As fórmulas: saldo e custo médio

O saldo de um produto é a soma das quantidades dos movimentos dele:

=SOMASE(colunaproduto; "Produto X"; colunaquantidade)

Como entrada é positiva e saída é negativa, uma fórmula só resolve — e o saldo de qualquer data do passado é a mesma soma, filtrada até aquela data.

Para o custo médio simples: some quantidade vezes custo unitário das entradas do produto e divida pela soma das quantidades dessas entradas. É uma aproximação honesta para quem compra a preços parecidos. O custo médio rigoroso recalcula a cada entrada, na ordem em que elas aconteceram — uma conta que cresce rápido demais para planilha e que é melhor deixar para um sistema.

É esse custo que alimenta a linha de custos do seu modelo de DRE.

O inventário: quando a planilha encontra a prateleira

De tempos em tempos, conte o físico. Se a contagem der diferente da planilha, não corrija o saldo: lance um movimento de ajuste com a diferença e o motivo. A diferença registrada é informação — é ela que mostra se a quebra foi pontual ou se tem furo todo mês no mesmo produto.

Os erros que fazem a planilha mentir

• Lançar a compra quando o boleto é pago, e não quando a mercadoria chega
• Deixar a saída da venda para "depois do expediente" — metade nunca é lançada
• Esquecer quebra, troca e uso interno
• Apagar ou editar linha antiga para corrigir erro — o certo é lançar o movimento contrário
• Ajustar o saldo no inventário sem anotar o motivo da diferença

Quando a planilha deixa de dar conta

Os sinais costumam chegar nesta ordem: duas pessoas precisando lançar ao mesmo tempo; a saída da venda ficando para depois, e às vezes para nunca; e o custo médio virando uma conta que ninguém quer fazer. Daí em diante, o ganho de um sistema não é estética — é a baixa acontecer sozinha. No Criando Gestão, o estoque funciona exatamente como esta planilha, movimento a movimento: concluir uma venda baixa o estoque no mesmo passo, o custo médio sai calculado, o inventário grava a diferença e há alerta de estoque mínimo. É gratuito: veja as funcionalidades. E para o registro das vendas em si, o desenho está na planilha de vendas.