Planilha de vendas: um modelo simples que o time realmente preenche

Uma planilha de vendas boa responde três perguntas no fim do mês: quanto vendi, o que mais sai e quem compra mais. Aqui está o modelo com as colunas certas, os números que valem o trabalho de acompanhar e o ponto exato em que a planilha começa a quebrar — a venda a prazo.

As 9 colunas da planilha de vendas

Cada linha é uma venda fechada — não uma proposta, não uma parcela.

1. Data — o dia da venda
2. Cliente — mesmo no varejo, quando der; é o que permite ver quem compra mais
3. Produto ou serviço — um item por linha, se a venda tiver vários
4. Quantidade
5. Valor unitário
6. Total da linha — quantidade vezes valor unitário
7. Forma de pagamento — dinheiro, Pix, débito, crédito
8. Condição — à vista, parcelado em quantas vezes, ou prazo em dias
9. Situação — recebido, a receber ou atrasado

A forma de pagamento parece burocracia até a primeira conta de taxa de máquina: crédito parcelado pode comer de 4% a 6% da venda, e sem essa coluna a mordida fica invisível.

Os três números para acompanhar todo mês

• Total vendido — a soma do mês, comparada com o mês anterior. É a linha de receita bruta do seu modelo de DRE.
• O que mais sai — some o total por produto e ordene. Em quase todo negócio, poucos produtos carregam a maior parte da receita; saber quais são muda a compra e o controle de estoque.
• Ticket médio — total vendido dividido pelo número de vendas. Responde se o mês cresceu porque você vendeu para mais gente ou porque cada venda ficou maior — e a resposta muda o que fazer no mês seguinte.

Venda a prazo: onde a planilha quebra

Uma venda em 3x é uma venda e três recebimentos — e uma linha de planilha não representa bem as duas coisas. Se você lança a venda inteira, perde o controle de quais parcelas caíram. Se lança cada parcela como uma linha, o total vendido do mês infla e o DRE sai errado. A saída, em planilha, é ter duas abas — "vendas" e "a receber" — e mantê-las sincronizadas na mão: toda venda parcelada gera linhas na segunda aba, e todo recebimento atualiza a situação. Funciona, mas é exatamente o tipo de disciplina que falha na semana movimentada.

Orçamento não é venda

Proposta enviada não entra na planilha de vendas. Somar orçamento como venda infla o faturamento e faz o mês parecer melhor do que foi — até o dinheiro não chegar. Mantenha os orçamentos em aba própria e acompanhe a taxa de conversão: aprovados divididos pelos respondidos, não pelos emitidos. Quem ainda não respondeu não recusou; contar essa proposta como fracasso derruba a taxa toda vez que você emite um lote novo, punindo justamente a semana em que você mais trabalhou.

Os erros mais comuns

• Somar orçamento junto com venda fechada
• Lançar parcela recebida como se fosse venda nova
• Acumular as vendas para lançar "no fim de semana" — sábado vira nunca
• Ignorar a forma de pagamento e descobrir a taxa da máquina só no extrato
• Não marcar a situação — e cobrar cliente que já pagou

Quando sair da planilha

O limite não é o tamanho do negócio, é a quantidade de coisas que precisam andar juntas: a venda gera contas a receber, baixa o estoque, alimenta o DRE. Na planilha, cada um desses passos é uma digitação a mais — e cada digitação a mais é um lugar onde os números descolam. No Criando Gestão, concluir a venda faz tudo de uma vez: gera as contas a receber conforme a condição (à vista, parcelado ou a prazo), baixa o estoque e alimenta os relatórios. Orçamento aprovado vira venda com um clique. É gratuito: veja as funcionalidades.