Como calcular imposto sobre vendas: a conta e como acompanhar

Calcular o imposto sobre vendas é multiplicar o que você vendeu pela alíquota de cada imposto que incide na venda. A conta é simples; o difícil é saber quais impostos entram e com qual alíquota — e isso muda com o regime da sua empresa, com o produto e até com o estado.

Este artigo mostra a conta, o que cada regime muda, onde a conta de cabeça erra, e como acompanhar todo mês quanto você pagou de imposto e quanto as suas vendas indicam.

Qual é a conta do imposto sobre vendas?

Para cada imposto que incide na venda:

imposto = valor vendido × alíquota

Depois, some os impostos. Um exemplo, com números ilustrativos de uma empresa do Lucro Real que vendeu R$ 10.000 em mercadoria no mês, usando as alíquotas que o contador dela informou:

• ICMS de 18%: R$ 10.000 × 18% = R$ 1.800
• PIS de 1,65%: R$ 10.000 × 1,65% = R$ 165
• COFINS de 7,6%: R$ 10.000 × 7,6% = R$ 760

Somando, R$ 2.725 das vendas do mês são imposto — 27,25% do que entrou.

Os percentuais acima são exemplo. A alíquota certa depende do estado, do produto (é o NCM dele que diz) e do regime. Quem informa é o seu contador.

O regime da empresa muda a conta inteira

Antes de qualquer alíquota, a pergunta é: em que regime a sua empresa está?

• MEI: paga um valor fixo por mês, a guia do MEI. Não existe imposto por produto — a conta deste artigo não se aplica.
• Simples Nacional: paga o DAS, calculado sobre o faturamento total do mês, numa alíquota que muda com a faixa de faturamento. Também não há alíquota por produto: o que importa é quanto você faturou.
• Lucro Presumido e Lucro Real: aqui cada imposto tem a sua alíquota, e a conta é feita imposto por imposto, como no exemplo acima.

Se você está no Simples e quer saber se a Reforma Tributária muda alguma coisa para você, o simulador da Reforma Tributária responde em seis perguntas.

Quais impostos entram na venda?

Nos regimes de lucro, os que mais aparecem são:

• ICMS: estadual, sobre a venda de mercadoria.
• IPI: federal, sobre produto industrializado — quem fabrica.
• PIS e COFINS: federais, sobre o faturamento.
• ISS: municipal, sobre a prestação de serviço.

Uma loja tende a ter ICMS, PIS e COFINS; um prestador de serviço, ISS, PIS e COFINS. Uma empresa que vende produto e serviço tem os dois grupos, cada um na sua parte da venda.

Por que a conta de cabeça erra?

A multiplicação é uma estimativa boa para saber a ordem de grandeza, e erra nos detalhes que o contador trata na apuração:

• o IPI é cobrado por fora, somado ao preço — não sai de dentro dele;
• a substituição tributária faz o ICMS ser pago antes, por outro elo da cadeia;
• no Lucro Real, o crédito do que você comprou abate do que você deve;
• venda para outro estado pode ter DIFAL, e há produtos com base reduzida.

Por isso o número que vale é o que a contabilidade apura. A sua conta serve para outra coisa: não ser pego de surpresa.

Estimado ou pago: por que comparar os dois?

Quem acompanha só o que pagou descobre o tamanho do imposto quando a guia chega. Quem acompanha só a estimativa não sabe se ela bate com a realidade.

Olhar os dois lado a lado responde a pergunta que interessa:

• se o estimado fica muito acima do pago, vale perguntar ao contador se há crédito, isenção ou alíquota cadastrada errada;
• se o pago fica muito acima do estimado, pode faltar alíquota em algum produto, ou a venda está saindo sem produto cadastrado.

A diferença não é erro de ninguém — é o assunto da próxima conversa com o contador, e você chega nela com o número na mão.

Como acompanhar o imposto no Criando Gestão

O Criando Gestão tem um relatório de impostos que mostra exatamente isso: o que você pagou e quanto as suas vendas indicam, no período que você escolher. O passo a passo:

1. Diga o regime da empresa. Ele é perguntado no cadastro e fica em Configurações. É o regime que decide o que aparece no produto: nada no MEI, NCM e CFOP no Simples, e as alíquotas de ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISS no Lucro Presumido e no Real.
2. Cadastre no produto o que o contador passar. NCM, CFOP e as alíquotas ficam guardados no cadastro de cada produto ou serviço, junto com o custo — e a tela já mostra a margem de cada um.
3. Lance a guia paga numa categoria de imposto. O DAS, o ICMS, o ISS: cada guia vira uma conta a pagar na categoria "Impostos sobre venda", e é dela que sai o imposto pago.
4. Abra Relatórios → Impostos. Lá estão o imposto pago, o estimado sobre as vendas faturadas, a diferença entre os dois, o que vence em aberto, o estimado de cada imposto e os produtos que mais pesam.

O relatório também diz quanto das suas vendas ficou de fora da estimativa — item vendido sem produto cadastrado, ou produto sem alíquota —, e mostra no topo o que falta configurar, com o link para resolver.

No MEI e no Simples, onde não há alíquota por produto, o relatório mostra o imposto que você pagou e explica por que não estima.

O que o sistema não faz, para ficar claro: ele não emite nota fiscal, não gera a guia de imposto e não traz alíquota pronta. A estimativa usa as alíquotas que a sua empresa cadastrou, e a apuração continua com o seu contador.

O imposto já está no seu preço?

Todo imposto sobre a venda sai de dentro do preço que você cobra. Se ele não foi considerado na hora de formar o preço, sai da sua margem sem você ver. Veja como formar preço de venda com o imposto dentro, e como calcular margem de lucro para saber quanto sobra de verdade em cada venda.

Comece a acompanhar o seu imposto

O Criando Gestão é gratuito: financeiro, cadastro de produtos com custo e impostos, e o relatório de impostos, sem cartão de crédito no cadastro. Crie sua conta grátis e, no primeiro mês, você já sabe quanto das suas vendas vai embora em imposto.

Para ver tudo o que vem junto, confira a lista de funcionalidades.