Como organizar tarefas da equipe sem perder nada no grupo

Para organizar as tarefas da equipe, você precisa de três coisas: um lugar só onde toda tarefa fica, um dono e um prazo em cada uma, e as etapas do trabalho à vista de todo mundo. O resto — ferramenta, cor, reunião — é detalhe que vem depois.

Parece óbvio, e é. Mesmo assim, a maior parte das equipes pequenas trabalha sem nenhum dos três: o combinado é feito no grupo de mensagem, o "quem faz" fica subentendido, e o andamento só aparece quando alguém pergunta. Este artigo mostra um método em seis passos, os erros que fazem ele desandar e exemplos de como montar o quadro em alguns tipos de negócio.

Por que o grupo de mensagem não organiza tarefa?

Porque conversa foi feita para conversar. Cada mensagem nova empurra a anterior para cima, e o pedido de terça-feira some atrás de trinta fotos, dois áudios e um "bom dia". A informação existe, mas ninguém acha.

E tem um problema pior que o esquecimento: a dúvida. "Alguém ligou para o cliente?" Ninguém sabe se alguém ligou. Ou ninguém liga, ou dois ligam — e o cliente percebe nas duas hipóteses.

O grupo continua útil para avisar e perguntar. Só não pode ser o lugar onde a tarefa mora.

Como organizar as tarefas da equipe em 6 passos

1. Tire as tarefas do grupo e ponha num lugar só

Escolha um lugar — um quadro na parede, uma planilha, um sistema — e combine com a equipe: tarefa que não está lá não existe. Quando alguém pedir algo no grupo, a resposta é "põe no quadro".

A regra parece burocrática nos primeiros dias. Na segunda semana ela economiza a pergunta "o que falta fazer?", porque a resposta passa a estar escrita.

2. Monte as colunas com as etapas reais do trabalho

O formato mais simples tem três colunas: A fazer, Fazendo e Feito. Cada tarefa é um cartão que anda da esquerda para a direita conforme o trabalho avança. É o que se chama de quadro kanban.

Comece com essas três. Só acrescente uma coluna quando perceber uma etapa que de fato existe e onde o trabalho fica parado — "Aguardando aprovação do cliente", por exemplo. Coluna criada por precaução vira coluna vazia.

3. Toda tarefa tem um responsável

Tarefa de todo mundo é tarefa de ninguém. Na hora de criar o cartão, ponha o nome de quem vai fazer. Se forem duas pessoas, ponha as duas — mas pergunte antes se não dá para dividir em duas tarefas, uma para cada.

Com o nome no cartão, a pergunta "alguém fez?" deixa de existir: basta olhar de quem é e em que coluna está.

4. Toda tarefa tem um prazo

"Assim que der" não é prazo. Um dia é. Não precisa ser um dia apertado, precisa ser um dia combinado — é ele que permite separar o que está atrasado do que está só esperando a vez.

Prazo também não é horário. Se o que você precisa é marcar hora com alguém, isso é agenda. O quadro responde "o que falta fazer e até quando".

5. Limite o que cada um tem em andamento

Quando a coluna Fazendo tem dez cartões de uma pessoa só, nenhum deles está andando de verdade. Ela pula de um para o outro e termina pouco.

Combine um limite — três ou quatro tarefas em andamento por pessoa, por exemplo. Bateu o limite, termina uma antes de puxar a próxima. É a regra mais simples para fazer o trabalho sair do meio do quadro.

6. Olhe o quadro junto, dez minutos por dia

Não é reunião. É a equipe em pé, na frente do quadro (ou da tela), respondendo três coisas: o que saiu ontem, o que vai sair hoje e o que está travado. Dez minutos bastam.

O que estiver travado esperando outra tarefa ganha uma marca, para ninguém começar pelo meio. E o que estiver vencido aparece sozinho, porque tem prazo.

Exemplos de quadro por tipo de negócio

O método é o mesmo; o que muda são as colunas. Alguns pontos de partida:

• Oficina: Orçado, Aprovado, Em execução, Pronto e Entregue. No cartão, a placa e o veículo. Etiquetas para "Aguardando peça" e "Retorno".
• Loja: Pedido recebido, Separando, Pronto para retirada e Entregue. No cartão, o número do pedido; etiqueta de entrega ou retirada.
• Agência: Briefing, Criação, Aprovação do cliente, Ajustes e Publicado. No cartão, a data de entrega combinada.
• Prestador de serviço: Solicitado, Agendado, Em atendimento e Concluído. No cartão, o endereço e a data agendada.
• Escritório ou administrativo: as três colunas padrão costumam bastar. Um quadro por área (financeiro, comercial) ajuda mais que colunas a mais.

Um quadro por obra, por cliente grande ou por área funciona melhor que um quadro gigante com tudo misturado.

Os erros que fazem o quadro morrer em um mês

• Ninguém atualiza. O quadro só serve se o cartão anda quando o trabalho anda. Se a equipe faz e não move, em duas semanas o quadro mente e todo mundo volta para o grupo. Mover o cartão tem que ser parte de terminar a tarefa.
• Coluna demais. Quadro com nove colunas vira relatório, não ferramenta. Ninguém arrasta o cartão por nove etapas.
• Tarefa grande demais. "Organizar o estoque" não termina nunca. "Contar a prateleira de parafusos" termina hoje. Quebre em pedaços que caibam em um ou dois dias, e use uma lista de verificação (checklist) dentro do cartão para os passos.
• O dono só cobra, não olha. Se quem cobra também não abre o quadro, a equipe entende que ele é enfeite.
• Tarefa solta do cliente. "Ligar de volta" sem dizer para quem, nem sobre qual orçamento, obriga a perguntar de novo. O cartão precisa levar até a informação de que a pessoa precisa para fazer.

Quadro na parede, planilha ou sistema?

Os três funcionam, e cada um tem um limite.

O quadro na parede, com post-it, é ótimo para começar e para equipe que trabalha toda no mesmo lugar. Mas só vê quem está na sala, e não guarda histórico: o post-it que caiu sumiu.

A planilha guarda tudo e não custa nada. O problema é que ela mostra linhas, não etapas — é difícil enxergar onde o trabalho está parado — e duas pessoas editando ao mesmo tempo costumam brigar pela versão.

Um sistema junta os dois: o quadro visual da parede, que todo mundo vê de onde estiver, com o histórico da planilha. A vantagem maior aparece quando o sistema também guarda o cliente e a venda: a tarefa deixa de ser um bilhete solto e passa a apontar para o orçamento que a originou.

Se a sua equipe também cobra por hora, vale ler sobre controle de horas trabalhadas e a planilha de horas trabalhadas: o quadro diz o que falta fazer; as horas dizem quanto o que já foi feito custou.

Como fica no Criando Gestão

O app Tarefas e Projetos do Criando Gestão segue exatamente esse método, e é gratuito, sem cobrança por pessoa da equipe:

• Quadros com as suas colunas, ou um modelo pronto — Simples, Oficina, Loja, Agência e Prestador de serviço, com as colunas, etiquetas e campos dos exemplos acima.
• Limite por coluna, que avisa quando tem trabalho demais em andamento.
• Responsável, prazo, etiqueta e checklist no cartão, com o prazo em cor: vencido em vermelho, hoje em âmbar.
• Comentário com @menção e anexo dentro da tarefa. Quem é citado recebe o aviso no sino do sistema.
• Tarefa ligada ao cliente, ao orçamento, à venda ou à compra, nos dois sentidos: da ficha do cliente você vê o que está pendente com ele.
• Dependência entre tarefas: o cartão fica marcado como bloqueado até a anterior sair.
• Automações simples: quando o cartão entra numa coluna, ele pode ganhar responsável, prazo, etiqueta ou um comentário sozinho; checklist completo leva o cartão para a coluna final; e quando o prazo chega, os responsáveis recebem o aviso.
• Kanban, lista e calendário do mesmo quadro, e um relatório com quantas tarefas cada pessoa concluiu e quanto saiu dentro do prazo.
• Todo mundo vê a mudança na hora, sem recarregar a página.

Crie sua conta grátis, ligue o app Tarefas e Projetos na loja de aplicativos e monte o primeiro quadro em poucos minutos. Para ver o resto do que vem junto, confira as funcionalidades.