Conciliação bancária: o que é e como fazer passo a passo

Conciliação bancária é conferir, linha por linha, se o que o extrato do banco diz que entrou e saiu é o mesmo que está registrado no seu controle. Quando os dois batem, o saldo do sistema é o saldo de verdade. Quando não batem, alguma coisa ficou para trás: um Pix recebido sem baixa, uma tarifa que ninguém lançou, um boleto pago duas vezes.

A seguir, o passo a passo, a frequência certa e as diferenças que mais aparecem, com o que fazer em cada uma.

Para que serve a conciliação bancária?

Para que três números estejam certos:

• O saldo. Decidir uma compra olhando um saldo que não existe é a forma mais comum de entrar no cheque especial.
• O contas a receber. Cliente que pagou e continua "devendo" recebe cobrança indevida.
• O resultado do mês. Tarifa, juros e despesa que só aparecem no extrato somem do relatório se ninguém os lançar, e o lucro parece maior do que é.

Como fazer a conciliação bancária, passo a passo?

1. Baixe o extrato do período no site ou app do banco. Prefira o arquivo OFX (às vezes aparece como "Money" ou "Quicken"): ele traz cada movimento com data e valor, pronto para o sistema ler.
2. Ponha lado a lado o extrato e os lançamentos do mesmo período e da mesma conta.
3. Case cada linha do banco com um lançamento, pelo valor e pela data. Pagamento de cliente casa com a conta a receber; débito de fornecedor, com a conta a pagar.
4. Trate o que sobrou dos dois lados (veja a próxima seção).
5. Confira o saldo final. O saldo do sistema no último dia tem que ser o saldo do extrato. Se não for, ainda tem linha sem par.

O que fazer com as diferenças?

As que mais aparecem, e o que cada uma pede:

• Entrou no banco e não está no sistema. Normalmente é um cliente que pagou e ninguém deu baixa. Procure a conta dele e dê a baixa com a data do extrato.
• Tarifa, juros ou IOF. Não estavam previstos. Lance como despesa da categoria certa, para aparecerem no resultado.
• Está no sistema e não saiu no banco. Ou ainda não compensou, ou foi registrado como pago sem ter sido. Confirme antes de deixar como está.
• Valor diferente. Desconto, multa ou pagamento parcial. Ajuste a conta para o que de fato entrou e mantenha aberto o que falta.
• Movimento que não é da empresa. Pagamento pessoal na conta da empresa. Registre como retirada, e veja como separar conta pessoa física e jurídica para que pare de acontecer.

De quanto em quanto tempo conciliar?

Uma vez por semana resolve para a maioria das pequenas empresas. Por mês é tarde: com trinta dias de movimento, ninguém lembra do que era aquele Pix de R$ 380, e a conferência vira uma tarde inteira. Quem recebe muito por Pix ganha em fazer duas vezes por semana, porque é o recebimento que mais escapa da baixa.

Dá para fazer conciliação bancária em planilha?

Dá, colando o extrato numa aba e os lançamentos em outra, e marcando à mão o que casou. Funciona com poucas linhas por mês. Com mais de cem, o trabalho é quase todo de procurar o par de cada valor, e é exatamente essa parte que um sistema faz melhor.

Como funciona a conciliação no Criando Gestão

A conciliação é um aplicativo que você liga quando precisar.

• Você envia o extrato em OFX, baixado do banco. PDF e planilha não servem: o OFX é o formato que traz cada movimento sem precisar adivinhar.
• O sistema lê o arquivo e sugere o par de cada linha entre as contas em aberto, pelo valor e pela data. Você confere e confirma com um clique, ou cria o lançamento a partir da linha do extrato (é o caso da tarifa).
• Cada extrato tem a sua ficha: o que entrou, o que saiu e o que ainda falta decidir. Quando a leitura termina, chega um e-mail.

O extrato não entra sozinho: a conexão direta com o banco ainda não existe, e o envio do arquivo é seu. Combinado com o Pix na fatura (que você vê em como gerar QR Code Pix), fecha o ciclo: cobra, recebe e confere.

O sistema é gratuito, sem cartão de crédito no cadastro. Crie sua conta grátis e faça a primeira conciliação com o extrato do mês passado. Para ver o resto, confira as funcionalidades.